نگرشی دوباره به نامه ها و نوشته های اداری

درست نویسی را از مکاتبات اداری شروع کنیم
اشاره درک درست و دقیق یک مطلب و انتقال سریع یک پیام مستلزم درست نویسی و رعایت اصول و قواعد دستور زبان و نکات ویرایشی و رسم الخطی و شیوه صحیح املایی است.
مطلب حاضر نیز از این زاویه به بررسی شیوه های درست نویسی پرداخته است.اگر چه در اذهان خوانندگان این مطلب،چندان ربطی به محتوای فصلنامه بانک که یک نشریه تخصصی پولی- بانکی و اقتصادی است،ندارد.اما باتوجه به حجم عظیمی از مکاتبات و نامه نگاریهای اداری- اعم از مکاتبات شخصی و مدیریتی- ضرورت آشنایی کارکنان بانک با شیوه های درست نویسی امری اجتناب ناپذیر به نظر می رسد.
اگر چه به قرن بیست و یکم پاگذارده ایم و دنیا یکسره در تسخیر وسایل ارتباطی فراپیشرفته الکترونیکی قرار گرفته است؛اما همچنان «نوشته»به عنوان مکمل زبان گفتاری و یکی از اصلی ترین وسایل ارتباطی نوع اول،در برقراری ارتباط میان انسانها،پیشگام است.
قرنهاست که بشر به وسیله «نوشتن» به تبادل افکار و خواسته های خود می پردازند و این تبادل نوعی،عاملی شده است برای تحول و تکامل بشریت.
آنچه که در مسیر پیشرفت وسایل ارتباطی نقش بیشتری ایفا می کند،تنوع ابزارها و تکثر اشکال آن است که همگی به نوعی از «زبان نوشتاری» انسانها وام گرفته اند و از همین روست که به نظر می رسد تازمانی که انسانها در جهان هستند،از «نوشته» برای تبادل پیامهایشان استفاده خواهند کرد.
از جمله حوزه های مهم استفاده از زبان نوشتاری (که عمدتاً از آن به عنوان وسیله‌ای برای به جریان انداختن کار استفاده می کنند)،سازمانهای اداری دولتی یا خصوصی هستند.آنچه مسلم است،هیچ کاری در این سازمانها به جریان نخواهد افتاد و به انجام نخواهد رسید،مگر با ارایه یک نوشته یا نامه.بنابراین،نوشته های اداری،باتوجه به نقش،اهمیت و ویژگیهایی که دارند،از عوامل اصلی گردش امور اداری یک جامعه هستند.
در یک نگرش همه جانبه می توان دریافت که براساس نوشته های اداری،هزینه ها،سرمایه گذاریها،استخدامها،تشویق ها و توبیخ ها،قضاوتها،خط مشی ها،و در کل،آینده یک سازمان شکل می گیرند و این شکل گیری باتوجه به تأثیرات مطلوب یا نامطلوب فرآورده های ارتباطی،به نوعی،چشم انداز ادامه حیات معقول جوامع را شفاف تر می کنند.
نقش و اهمیت نوشته های اداری در کشور ما،هیچ گاه از دید صاحبنظران دورنمانده است،چه آن زمان که دیوان ها و دبیران وجود داشتند و چه در قرون حاضر که شکل نوین ارتباط اداری،ساری و جاری هستند.تنها یک تفاوت،این دوران را از یکدیگر متمایز می کند.در قرون گذشته در دیوان ها،دبیران و کاتبان،عموماً از یک دیدگاه تخصصی و سبقه ادبی و فرهنگی برخوردار بوده اند،اما در حال حاضر این زمینه تخصصی،بسیار کم رنگ شده است.شاید این امر باتوجه به روشهای نوین آموزشی،عدم تمرکز و پراکندگی علوم،آموزشهای صرفاً تخصصی و...اجتناب ناپذیر باشد.(که البته باتوجه به رشد آموزشهای عمومی در سطح جامعه،انتظاری فراتز از این،حداقل،از تحصیلکرده ها می رود).
متأسفانه در این سالها مشاهده می شود که برخی از دست اندرکاران اداری،در حد عمومی نیز تخصص نوشتاری یا برخوردار نیستند یا که از کنار آن با بی تفاوتی می گذرند و عموماً،رسمیت شناسایی شان نسبت به نوشته های اداری (به عنوان یک عامل ارتباطی مهم در سازمانها)را تا قبل از نگارش محدود نموده اند.آنچه که در پی این بی تفاوتی به وجود آمده است،عدم استواری و استحکام درونی و برونی نامه هاست که وسیع تر شدن دایره بحث و تفسیر و چندگانگی درک متون اداری را به همراه خواهد داشت.
بی شک در چنین معرکه ای،رسایی پیامهای اداری،فدای ندانم کاریها،شتابها،بی حوصلگی ها و...کارکنان خواهد شد که کمترین عوارض آن تضییع حق افراد جامعه است و متقابلاً بازتاب آن گریبانگیر سازمانها و نهادهای اداری خواهد شد.
تعریف کردن،دیدن و شناختن مشکل،حل آن در پی خواهد داشت.در این راستا،مقاله حاضر،با دیدن و شناخت نواقص،کاستیها و نادرستی نوشته های اداری،می خواهد در سامان دادن این وضعیت سهمی داشته باشد مسلماً،حل این مشکل نه تنها به این سادگی ها و این تذکرات برطرف نخواهد شد،بلکه ادامه راهی خواهد بود که از ده ها سال پیش،اساتید بزرگ زبان فارسی و دلسوزان این زبان کهن،در اصلاح و پاسداشت آن،پای فشرده اند و در مسیرش راه پوییده اند.
*نامه نگاری کاری است که به دانستن و تسلط داشتن بر اصول و قواعد دستوری و نگارشی و شیوه های املایی نیازمند است.
*نوشته هرکس مانند گفتار و کردار وی نماینده شخصیت اوست.
نامه نویسی یا به طور کلی نوشتن،برخلاف تصویر بسیاری از افراد این جامعه،کار آسانی است.اما کاری است که مانند هر کار دیگری،به دانستن و مسلط بودن به اصول و قواعد دستوری و نگارش و شیوه های املایی مقدماتی نیازمند است.
باید توجه داشت که انسان به هنگام سخن گفتن یا نوشتن افکار،احساسات خود و آنچه را که در درون و برون خود می بیند،انتقال می دهد.آنچه که در این میان از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است این است که با این انتقال،یک سیستم ارتباطی ایجاد می شود که در آن،طرف مقابل(مخاطب) از اهمیت ویژه‌ای برخوردار می باشد.چرا که تمام تلاش طرفین این ارتباط معطوف به این است که معنی و مفهوم تفکر و دانسته های یکدیگر را دریابند.بنابراین،انتخاب واژگان و ترتیب به کاربردن آنها در جمله،اهمیت شایانی خواهد داشت.
در این راستا،شناخت واژه ها،رابطه میان آنها و تسلط بر چگونگی به کاربردن و مرتب کردن این واژگان و...ضرورت افزایش دانش انسان را در این فراگرد،شکل می دهد.
متأسفانه،در این سالها،بسیاری از مردم ما در این زمینه نه تنها فعالیتی نداشته اند،بلکه علاقه‌ای نیز از خود نشان نداده اند،یکی از کارشناسان ادب و نگارش در این خصوص می نویسد «هرچند تأسف انگیز است اما واقعیت دارد.بسیاری از مردم ما با این مفهوم که اطلاعات عمومی زیادی دارند و چیزهای بسیاری درباره زندگی (و جامعه خود) می دانند و تحصیل کرده اند،اما در مدرسه،دستورزبان نیاموخته اند و نتوانسته (یا نخواسته) اند به اهمیت آن پی ببرند.»
افراط و تفریط در به کاربردن واژگان،عبارتها و عدم هماهنگی ارتباط میان جمله ها و بندها،نوشته های اداری ما را پیش پا افتاده و نامفهوم کرده است.برای نمونه به متن های زیر که قسمتی از نامه های تهیه شده در برخی سازمانهای اداری کشور است،توجه کنید:
«اداره
سلام علیکم
با احترامفبازگشت به نامه شماره...تاریخ...موضوع موافقت...ریال هزینه تبلیغات و آن هم استفاده کردن از نوارهای ویدوئی نوارخانه در دست اقدام،به پیوست یک حلقه نوار ویدوئی ضمن بررسی نحوه بررسی 59ثانیه تبلیغات حسابهای قرض الحسنه در ابتدای فیلم و نه حسابهای دیگر،ایفاد می گردد...»
«اداره
احتراماً،اشاره به دستورالعمل شماره...اداره...اعلام می دارد:
1- براساس دستورالعمل مذکور جیره غذایی نگهبانانی که در روز استراحت و یا موظف کاری خود حفاظت از واحدهای...را بعهده دارند روزانه مادل...ریال می باشد.
2- جهت مأموریتی که در امر اسکورت پولرسانی برون شهری شرکت می نمایند،بابت سه وعده غذای روزانه بین راه (صبحانه...ریال،نهار...ریال و شام...ریال)جمعاً...ریال برای مدت زمان رفت و برگشت و حداکثر به مدت...روز قابل پرداخت می باشد.
3- نگهبانانی که از روز استراحت خود در امر پولرسانی درون شهری و تا مسافت...کیلومتر شرکت می نمایند بدون درنظرگرفتن ساعات کار تعیین شده به طور مقطوع به میزان...ریال تعیین گردیده»
«آقایان
سلام علیکم
احتراماً،با عنایت به کثرت مشتاقان زیارت بارگاه حضرت ثامن الائمه(ع) و محدود بودن ظرفیت زائرسرای مشهد (هتل...)در حدفاصل تاریخهای...لغایت...نیاز به برنامه ریزی جهت رزرو اتاق دارند.
خواهشمند است دستور فرمایید مراتب ذیل به اطلاع همکاران برسد:»
همانگونه که مشاهده می شود،در این نامه ها غلطهای نگارشی،دستوری و حتی املایی وجود دارد که بی ربطی جمله ها و عبارتها و نداشتن هدف و مشخص نبودن پیام نهایی و...نیز واکنش معنایی آن است که آشکار و نهفته خودنمایی می کند.
اگر نامه های مورد اشاره را به مصداق «مشت نمونه خروار» در نظر بگیریم،آنگاه به فاجعه‌ای که در سیستم اطلاع رسانی اداری ما وجود دارد،بیشتر پی خواهیم برد.
سیستمی که با اتلاف وقت کارکنان و مردم و صرف هزینه های اضافی باری اصلاح و ترمیم خود،هرلحظه در معرض فروپاشی قررا می گیرد و تنها،با بی تفاوتی و پنهان کاری کارکنان و ناآگاهی یا پیگیری نکردن مردم است که تا به حال و به ظاهر روی پا ایستاده است.رعایت نکردن قواعد درست نویسی در نوشته های اداری را می توان از دو دیدگاه عمده مورد بررسی قرار داد:
الف- ساختار مورد قبول و استاندارد نامه ها و نوشته های اداری؛
ب- حوزه تأثییر آیین نگارش عمومی در نوشته های اداری؛
الف- نامه ها و نوشته های اداری در چهارچوب های خاص استاندارد شده‌ای تهیه می شوند.سالهای سال است که تلاش عده‌ای از صاحبنظران در این خصوص به نتیجه کاملی منتهی نشده است که یک استاندارد خاص در تمامی سازمانها،به گونه‌ای برجسته،شاخص اصلی نامه نگاری اداری شود.
اما از دو شکل و قالب کلی نیز تجاوز نکرده است.
این نامه ها،یا به شکل ظاهری «آوردن عناوین فرستنده،گیرنده و موضوع به طور یکجا و در مقابل حروف «از» و «به» و واژه «موضوع» پس از سرلوحه و سپس پرداختن به تشریح موضوع در ادامه آن و درنهایت،نام و نام خانوادگی،سمت و امضای مقام یا شخص ارسال کننده»نوشته می شوند؛
یا اینکه به این صورت «که پس از سرلوحه،درج عنوان گیرنده،سپس متن اصلی و درنهایت عنوان فرستنده و امضای بالاترین مقام»تهیه می گردد.
متأسفانه،در این سالها،در نامه ها و نوشته های اداری،تداخل این دو شکل و ساختار نامه نگاری در یکدیگر،بسیار به چشم می خورد،مخدوش و ناکامل بودن مندرجات سرلوحه،ناقص یا نادرست بودن عناوین،مبهم و کشدار بودن موضوع،(درج شده در بالای نامه)،نداشتن یا ناقص بودن متن(در خصوص مقدمه،تشریح موضوع و نتیجه)،ناقص یا نادرست بودن عناوین (نام و نام خانوادگی،سمت و امضاء) امضاکننده نامه و در نهایت استفاده نادرست از درج رونوشت نامه (در صورت داشتن رونوشت) از جمله مواردی است که در نامه ها و نوشته های اداری در شکل ساختری آن،ملاحظه می شود.ظاهراً تنها چاره سامان بخشیدن وضعیت فعلی،پیشنهاد و ابلاغ یک ساختار استاندارد جدید مورد پذیرش تمامی سازمانها،از سوی مراجع صلاحیت دار است.
*برای این که یک نوشته همواره از مفهومی متین برخوردار باشد،باید دارای هدفی معین باشد.
ب- رعایت نکردن قواعد درست نویسی و تأثیر مقررات،قواعد و به طور کلی آیین نگارش در نامه ها و نوشته های اداری در موارد زیر،به وضوح مشاهده می گردد:
1- نداشتن هدف یا محوبودن آن:
در برخی از نامه ها و نوشته های اداری یا از هدف خبری نیست،یا اگر هست،آنقدر هست که برای دستیابی هر یک از آنها،چنان اختلاطی در شرح و بسط موضوع پیش می آید که هدف اصلی در آن میان محو می شود.
آنچه مسلم است،برای اینکه یک نوشته دارای مفهوم کاملی باشد،بایستی هدف معینی را دنبال کند.چرا که در صورت نداشتن یک هدف اصلی،ذهنیات مشوش و در هم ریخته نویسنده روی کاغذ نقش خواهد بست و متنی را با واژگانی بی ربط و جمله های نامتناسب،به وجود خواهد آورد که جز سردرگمی برای خواننده ثمری نخواهد داشت.
2- رعایت نکردن اصل پیوستگی متن
انتخاب واژگان مناسب و به کاربردن متناسب آن،می تواند جمله ها،بندها و درنهایت نوشته‌ای را که تک تک اجزای نوشتاریش در اشتراک هویت و تناسب برونی و درونی درحد بالایی قرار داشته باشند،به وجود آورد.
متأسفانه در نامه های اداری از اصل بندبند کردن نوشته ها کمتر استفاده می شود.درصورت استفاده نیز،به اصل پیوستگی بندها (که می باید همراه باتوجه به استقلال درونی بندها ضمن حفظ پیوستگی بندها(که می باید همراه باتوجه به استقلال درونی بندها ضمن حفظ پیوستگی بیرونیشان باشد) توجهی نمی شود.
آقای دکتر عباس حدّی در مقاله «آیین بدنویسی» به طنز می نویسد:
«یکی از آفتهای بدنویسی،رعایت پیوستگی و وحدت در نوشته است.زنهار که واژه ها،هویت ساز جمله ها،جمله ها هویت ساز بندها،بندها هویت ساز فصلها و جملگی هویت ساز نوشته ات باشد!»
3- رعایت نکردن کم گویی و گزیده گویی:
در این سالها،به نظر می رسد در عالم نویسندگی اداری،دیگر به این سخن پرمغز «کم گوی و گزیده چون در»توجه چندانی نمی شود.
انتخاب و به کاربردن واژگان صحیح و مناسب علاوه بر داشتن دایره لغات وسیع،نیاز به شناختن قواعد و دستور نگارش دارد.
به کار بردن واژگان نامأنوس،نامتناسب و نادرست در کنار استفاده از عبارتها و جمله های طولانی،یکی از روشهای رایج تهیه نوشته ها و نامه های اداری شده است.
استفاده کردن از ضمیرهای نامتناسب و گاه بدون مرجع و دوری گزیدن از انتخاب واژه های ساده و روشن برای بیان صریح معانی مورد نظر نیز،مصداق بارزی بر پرگویی این گونه نوشته ها،شده است.گاهی نیز،تعجیل نویسنده در بیان مقصود،وی را به بیراهه «ایجاز مخل» می کشاند که البته این نیز از لبه دیگر بام افتادن است.
4- توجه نداشتن به منابع و سوابق:
مطرح کردن موضوع هر نامه اداری،منوط به طرح قبلی سوابق و اشاره به منابعی است که معمولاً قسمت اصلی آن در مقدمه نامه گنجانده می شود.در بسیاری از نامه های اداری،ناقص بودن منابع و ایجاز مقدمه،لطمه شدیدی به گویایی موضوع می زند و بالطبع،نتیجه گیری نامه نیز،آن گونه که باید،از شفافیت لازم برخوردار نخواهد بود.
5- کم توجهی به آیین نگارش و رعایت نکردن نکات دستوری؛
انتخاب و به کاربردن واژگان صحیح و مناسب،علاوه بر داشتن دایره لغات وسیع،نیاز به شناختن قواعد و دستور نگارش دارد.به تحقیق ثابت شده است در نوشته های اداری،کمتر از قواعد و آیین نگارش به درستی استفاده می شود.
متصل نوشتن کلماتی که می باید جدا نوشته شوند،رعایت نکردن قواعد جمع در زبان فارسی و عربی،تطابق نداشتن فعل و فاعل در جمله،استفاده نکردن از نشانه ها یا استفاده از آنها در جای نامناسب،آوردن کلمات نامأنوس،رعایت نکردن قاعده افعال وصفی و...
عمده اشکالاتی است که در نامه های اداری بسیار به چشم می خورد.
6- بی توجهی به املای کلمات و رسم الخط موسوم:
گویا در میدان دست اندرکاران نگارش نامه ها و نوشته های اداری،کم کم درست نویسی واژگان،بنابه دلایلی از جمله:سهل انگاری،عادتهای قبلی و البته آموزشهای نادرست و...به دست فراموشی سپرده شده است.ظاهراً این افراد،توجهی به این مطلب ندارند که نوشته هر شخص(حقوقی یا حقیقی) معرف شخصیت و اعتبار اوست.یکی از کارشناسان وزارت آموزش و پرورش در کتابش می نویسد:«اگر نوشته کسی نادرست باشد و در آن از لحاظ املا یا انشا(خط و ربط)نقایصی وجود داشته باشد؛ارزش نوشته و در نتیجه شخصیت فرد تنزل می کند و...مهمتر از همه،نوشته هرکس مانند گفتار و کردار وی نماینده شخصیت اوست.هر فرد مطلبی را که می نویسد و آن را با گذشاتن مهر و امضای خود صحه می گذارد و محاسن آن را به خود نسبت می دهد و از اینکه خرده گیران معایب احتمالی یا واقعی آنها را بازگو کنند آزرده خاطر می شود و گاه خط و امضای خود را منکر می شود؛همه از این بابت است که نوشته وی جزئی است از شخصیت او و نماینده‌ای است از دانش و بینش و حتی نظم و ترتیبش»
7- ندیده گرفتن خواننده:
ظاهراً نویسندگان نامه های اداری زمانی که قلم به دست می گیرند،به طرف مقابل (گیرنده نامه)نظری نمی اندازند.نویسنده نامه به ویژه نامه های اداری می باید به ذهنیات مخاطب خود نزدیک و آشنا باشد چرا که در این صورت به سوابق و منابعی در نامه اشاره خواهد کرد و موضوع را آن گونه خواهد پرداخت که حد درک مخاطبش را افزایش دهد.ضمن اینکه باید توجه داشت که بسیاری از نامه ها و نوشته های اداری برای جمعی از افراد و کارکنانی نوشته می شود که دارای سطح معلومات،درک،گیرایی،نوع کار و...متفاوت هستند.
بنابراین،دانستن خصوصیات فردی،اجتماعی و سازمانی افراد به هنگام نگارش نامه های اداری،از ویژگیهای مهم نامه نگاری است.
آنچه آمد،قطره‌ای از دریاست و برای یافتن شناختی اجمالی لازم است،اما کافی نیست.حرکتهای اصلاحی،یک عزم همگانی می خواهد.انگیزه آن نیز چیزی جز رسیدن به یک باور نیست.باوری که به ما اطمینان دهد نگارش زبان فارسی،به خصوص در پهنه نوشته های اداری،حرکتی رو به انحطاط دارد.در این سالها اگر چه تلاشهایی از جانب مراجع صلاحیت دار انجام شده است،اما به نظر می رسد درصد موفقیت،ناچیز باشد.معلوم نیست آیا توانسته اند جنبشی درونی در جامعه،ایجاد کنند.یا این باور در دست اندرکاران اداری ایجاد شده است که در طرز نگارششان باید تجدید نظر کنند؟به هرحال از ظواهر پیداست که حداقل در این زمینه،موفقیت چندانی نداشته اند.بنابراین چنانچه بخواهیم در جهت اصلاح نوشته های اداری گام برداریم،حک عبارت و واژگان نوشته های اداری،شناخت،باور،انحطاط،حرکت،اصلاح و... بر پرده ذهن صاحب نظران و دست اندرکاران نظام اداری،اجتناب ناپذیر است.