سیستم ​های اطلاعاتی حسابداری و ...

محمد روشن
مقدمه:
حرکت اطلاعات در هر سازمان به دو صورت "TOP-Down"(بالا و پایین) و "Bottom-UP"(پایین و بالا) است که در جریان اطلاعاتی بالا به پایین هدفهای سازمان را مدیر عالی آن سازمان ابلاغ میکند. این ابلاغ به پایینترین رده هر سازمان نیز میرسد و همه افراد باید خود را با آن هماهنگ و همراه کنند، به طور مثال هنگامی که سیاست و جهتگیری بانک به سمت جذب منابع ارزان قیمت گرایش مییابد، اینکه سازمان و افراد آن برای تحقق این هدف چه کاری را باید انجام دهند، در اینجا میباید ترتیبی اتخاذ شود تا اطلاعات آن هدف به پایینترین رده سازمان نیز برسد.
در جریان اطلاعاتی "Bottom-UP"گزارش عملکرد میباید به صورت منظم برای مدیریت بالاتر ارائه شود تا مشخص گردد هر شخص یا هر بخش در کجای هدف تعیین شده قرار دارد و چه اقداماتی انجام داده است.
در پاسخ به نیازهای اطلاعاتی مدیریت، از اواخر دهه 1960 میلادی تغییرات عمدهای در دانش حسابداری و نگرش مدیریت به آن پدید آمد که مهمترین آنها نگرش به حسابداری به عنوان یک سیستم اطلاعاتی است.
در پی این تحولات یکی از رشتههای تخصصی ایجاد شده در دانش حسابداری «طراحی و اجرای سیستم حسابداری» است.
در نگرش سیستمی به دانش حسابداری، سیستم حسابداری عبارت از مجموعهای از اجزای به هم پیوسته در داخل یک مؤسسه است که آثار مالی رویدادهای آن مؤسسه را به صورتها و گزارشهای مالی تبدیل میکند. چون دادههای مالی دارای حجم بسیار زیادی هستند با تلفیق و پردازش آنها اطلاعات مالی به دست میآید.
***
از اطلاعات مندرج در گزارشهای مالی دو گروه عمده برون سازمانی و درون سازمانی استفاده میکنند.
محصول سیستمهای اطلاعاتی حسابداری شامل دو بخش صورتهای مالی برای ارائه به محیط و گزارشهای مدیریت برای استفاده درون سازمانی است که سهم اولی (گزارشهای مالی مورد استفاده برون سازمانی) از سیستمهای اطلاعاتی حسابداری میباید 10 تا 15 درصد و سهم دومی 85 تا 90 درصد باشد.
مدیران برای نیل به اهداف خود به اطلاعات فراوانی نیاز دارند و سیستم اطلاعاتی حسابداری حجم وسیعی از اطلاعات مورد نیاز آنها را تهیه میکند.
در هر سازمان مدیران از 3 طبقه مدیران ارشد (عالی)، مدیران میانی یا کنترلی و مدیران عملیاتی تشکیل میشوند که مدیران عالی سازمان با مسائل استراتژیک و ناساخت یافته سر و کار دارند. مدیران میانی با مسائل نیمه استراتژیک یا نیمه ساخت یافته رو به رو هستند که آن مسائل حداقل هر سال یک بار اتفاق میافتد.
مدیران عملیاتی با مسائل روزمره که غیراستراتژیک و ساخت یافته هستند سر و کار دارند که حل آن مسائل از جمله وظایف روزمره این مدیران است.
حسابداران میباید با استفاده از تکنیکهای خاص نیازهای اطلاعات مالی هر 3 طبقه از مدیران را فراهم کنند.
در سالهای اخیر، مدیران به دلیل پیچیدگی روزافزون فعالیتهای اقتصادی و بهبود توانمندیهای رایانه توجه روزافزونی به مدیریت اطلاعات داشتهاند.
طیف نیازهای مدیران با توجه به موارد گفته شده به شرح زیر است:
مسایل آیندهنگر تکرار ناشونده مسائل گذشتهنگر تکرارشونده
ملاحظه میشود که نازلترین موضوعهایی که حسابداران با آن سر و کار دارند، «سیستم ثبت و پردازش معاملات» (TPS) است و این در حالی است که بیشترین وقت و انرژی حسابداران در محیطهای مالی و اقتصادی به خصوص بانکها نیز در این قسمت صرف میشود.
برای کارآمدی سیستمهای حسابداری این سؤال مطرح میشود: حسابداران در مقابل طیف نیازهای مدیران چگونه باید واکنش نشان دهند؟
حسابداران میباید با استفاده از دانش و تخصص خود اقدام به انجام دادن وظایف زیر به منظور کمک و حمایت از مدیران کنند:
اهم وظایف حسابداران در پاسخ به نیازهای مدیرت در محیطهای مالی مثل بانک میتواند به شرح زیر خلاصه شود:
انجام امور روزانه مربوط به عملیات حسابداری (در محیطی مثل بانک این وظیفه میتواند در ثبت، طبقهبندی و تلخیص رویدادهای مالی و جلوگیری از ایجاد ارقام بازهای احتمالی و رفع ارقام بازهای ایجاد شده باشد).
کمک در امور بودجهبندی بانک، با توجه به اینکه بسیاری از افراد تحصیلکرده در رشته حسابداری با مقوله بودجه و بودجهبندی به خوبی آگاه هستند.
توانایی در کمک به مدیران برای ایجاد و پیادهسازی ساختار کنترل داخلی مناسب برای جلوگیری از هر گونه اشتباه و یا سوءاستفاه احتمالی افراد خاطی، با توجه به اینکه در بیشتر امور بانک میباید این ساختار به نحو مطلوب برقرار باشد.
«سیستمهای سنجش مسئولیت». در این سیستم هنگامی که هدفی برای بخشی از یک سازمان تعیین میشود، در مقاطع مختلف نسبت به سنجش اهداف محقق شده اقدام و اهداف تحقق نیافته نیز مشخص میشوند و در اینجاست که نقاط ضعف و قوت هر بخش نمایان میشود. به طور مثال چنانچه هدف یک ساله بانک رشد حداقل 30 درصد در منابع ارزان قیمت باشد، در اینجا با استفاده از سنجش مسئولیت انحراف هر منطقه از بانک نسبت به هدف تعیین شده مشخص و راهکارهای مناسب برای تحقق آن ارائه میشود.
با توجه به اینکه سیستمهای پشتیبانی تصمیم میتواند از طرف حسابداران ارایه شود، میباید مدیران از توانایی حسابداران در این خصوص استفاده کنند.
شایان ذکر است، در سیستم پشتیبانی تصمیم حسابداران راهحلهای مختلف یک مسئله در نظر گرفته شده نقاط قوت و ضعف را مشخص میکند و مدیر مربوطه میباید با تجزیه و تحلیل آن نقاط قوت، مناسبترین آن را انتخاب کند.
«سیستم خبره». در این سیستم راهکارهای مناسب یک مسئله از تمامی جوانب بررسی و سپس با استفاده از نقاط ضعف و قوت هر کدام بهترین گزینه برای مدیر انتخاب میشود.
در این سیستم هر راهکار از جنبههای مختلف مورد بررسی قرار میگیرد، یعنی نقاط مثبت و منفی هر کدام کاملاً تجزیه و تحلیل میشود و سپس با استفاده از نتایج تجزیه و تحلیل فوق بهترین گزینه انتخاب میگردد.
برای پیادهسازی سیستمهای فوق میتوان از رایانه با توجه به مزایای فوقالعادهای که دارد، استفاده کرد.
با توجه به موارد ذکر شده به نظر میرسد استفاده از توانایی حسابداران در بانک میتواند منجر به شکوفایی استعدادهای نهفته در آنان شده و زمینه دسترسی بانک به اهدافش نیز تسهیل شود.
از آنجایی که حسابداران افرادی محتاط و محافظه کار هستند و اکثر آنها در برخورد با مسائل مختلف راهکارهای مناسب را جستجو میکنند، به نظر میرسد نقش واقعی خود را در محیطهای مالی به خصوص بانکها اجرا نکرده و یا اینکه این فرصت را پیدا نکرده که به وظایف اصلی خود عمل کنند.
منابع:
Graw – Hill,Newyork , 1999. JL Book holdt Accounting Information systems fifth Edition ,Mc
حساس یگانه، یحیی. گزارشهای مدیریت. تهران. فصلنامه آسیا: تابستان 1379.
رضاییان، علی. سیستمهای اطلاعاتی مدیریت (مدلسازی اطلاعات)، تهران: انتشارات سمت 1380.