نقش(ICT)​ در طراحی ساختار سازمان

مرتضی مرتضوی
مقدمه:
امروزه اهمیت اطلاعات و نقش آن در تصمیمگیری صحیح، بر هیچ سازمانی پوشیده نیست. به طوری که از نظر علمی، تصمیمی منطقی و عقلایی است که 90 درصد آن مبتنی بر اطلاعات به موقع و صحیح و 10 درصد آن مبتنی بر الهام و شهود باشد، با توجه به این که مدیران سازمانها همواره با مسائل مختلف سازمانی رو به رو هستند و برای مواجه با این مسائل باید تصمیم مقتضی اتخاذ کنند، اطلاعات مناسب و به موقع، نقشی تعیینکننده در حل مشکلات سازمانی دارد.
بدیهی است صرف وجود اطلاعات مناسب در سازمانها منجر به بهبود عملکرد سازمان نمیشود، بلکه باید تمام مؤلفههای سازمان با همدیگر هماهنگ و سازگار باشند. از جمله این مؤلفهها نوع ساختار سازمان است که باید متناسب با فنآوری اطلاعات و ارتباطات باشد. این مقاله سعی دارد ضمن بررسی اهمیت اطلاعات، فنآوری اطلاعات و فنآوری اطلاعات و ارتباطات، به نقش آنها در طراحی ساختار سازمان بپردازد.
مفهوم اطلاعات
برخی از مدیران و کاربران اطلاعات، به اشتباه مفهوم اطلاعات (Information) را با داده (Data) یکی میدانند، در حالی که این دو ، مفاهیم متفاوتی دارند. «داده»ها، توصیف منابع و رخدادهایی هستند که با آن مواجه هستیم. این منابع و رخدادها به صورت خام بوده و قابل استفاده برای تصمیمگیری نیستند. در واقع دادهها، به عنوان ورودی اطلاعات هستند که پس از سازماندهی آنها تبدیل به اطلاعات جدید میشوند یا اطلاعات موجود را به روزرسانی میکنند. «اطلاعات»، دادههای طبقهبندی شده و سازماندهی شده است که برای تصمیمگیری مدیران کاربرد دارد. در این مقاله منظور از اطلاعات، اطلاعات صحیح و به هنگام است، چرا که این گونه اطلاعات اهداف مدیریتی دارند، در حالی که دادهها این گونه نیستند. دریافت دادههای غیرهدفمند نه تنها پرهزینه است، بلکه برای اثربخشی تصمیمگیری مدیریت نیز زیانبار است. در اصطلاح مدیریت، این گونه دادهها و اطلاعات، به اطلاعات مازاد (Information Overload) موسوم هستند. اگر اطلاعات فراتر از ظرفیتهای حسی باشد نه تنها اثربخشی کند میشود، بلکه کاهش مییابد. اگر مدیری با اطلاعات مازاد مواجه شود، اطلاعات مهم نیز در داخل تپهای از دادههای بیمفهوم گم میشوند. بنابراین هر گونه دادهای که به اطلاعات مناسب تبدیل نشود، در واقع زاید است. برخی از مدیران دادهها و اطلاعات غیرضروری را که در واقع آنها نیز داده هستند، برای احتیاط و روز مبادا نزد خود نگه میدارند.
راههای شناخت داده از اطلاعات
پیام مورد نظر برای چه کسی مدنظر است؟ هر گونه اطلاعاتی که کارکنان سازمان تهیه میکنند، زمانی به عنوان اطلاعات تلقی میشود که فرد یا افراد استفادهکننده از آن مشخص باشند، در غیر اینصورت نامه، گزارش یا سند تهیه شده، داده محسوب میسود. اغلب مستنداتی که در سازمانها بدون هدف تهیه میشوند، از این نوع هستند.
پیام مورد نظر برای چه تصمیم خاصی است؟ در صورتی که مشخص نباشد مستندات تهیه شده برای چه تصمیم خاصی است، اطلاعات تلقی نمیشود و مستندات مذکور داده هستند.
پیام مورد نظر چه زمانی مورد استفاده قرار میگیرد؟ از نظر شکلی اطلاعات به دو صورت تهیه میشوند. بخشی از اطلاعات لحظهای () هستند؛ یعنی از این گونه اطلاعات باید در همان لحظه تولید، در تصمیمگیریها استفاده شود بدیهی است این نوع اطلاعات بسیار حساس و مهم هستند. به عنوان نمونه، میتوان از اطلاعات تولید شده در اتاق معاملات ارز نام برد. نوع دیگر اطلاعات بستهای () هستند که دادههای یک دوره زمانی خاص جمعآوری شده و به صورت گزارش، جداول، نمودار و... درمیآید. به طور مثال میتوان از گزارشهای مربوط به لیست حقوق ماهانه نام برد. در هر صورت قطع نظر از نوع اطلاعات، زمانی مستندات به عنوان اطلاعات محسوب میشوند که به موقع در تصمیمگیریها استفاده شوند. در غیر این صورت مستندات مذکور منسوخ () میشوند و نباید براساس آنها تصمیمگیری کرد.
بنابراین، آزمون صحیح برای این که یک پیام «داده» است یا «اطلاعات»، بستگی به استفاده فرد مشخص برای تصمیم معین در زمان مقرر دارد.
ویژگیهای اطلاعات
اطلاعات مورد نظر برای تصمیمگیری مدیران باید دارای ویژگیهای زیر باشد:
مربوط بودن (Relevancy): اطلاعات باید برای مدیریت عملیاتی، میانی و عالی قابل استفاده باشد. اگر چنین نباشد، اطلاعات ارزشمند نیست و حتی ممکن است اطلاعات مهم را نیز نامفهوم و غیرقابل استفاده کند.
کامل بودن (Completeness): اطلاعات باید به گونهای باشد که نیاز به ضمیمه کردن مدارک اضافی، برگشت گزارش یا توضیح حضوری و تلفنی نداشته باشد.
صحت (Correctness): اطلاعات باید از دقت و صحت کافی برخوردار بوده و کمترین تعداد خطا را داشته باشد.
امنیت (Security): اطلاعات باید به شخصی ارایه شود که مربوط به اوست و به آن نیاز دارد. فرستادن اطلاعات به فردی که اختیار دریافت آن را ندارد، نقض کردن امنیت است.
به موقع بودن (Timeliness): مستندات تهیه شده، زمانی اطلاعات است که به موقع ارائه شده باشد وگرنه از دید سازمانی ارزشی ندارد.
صرفه اقتصادی (Economy): اطلاعات زمانی صرفه اقتصادی دارد که منافع کسب شده از آن بیش از هزینههای تهیه و تولیدش باشد.
فنآوری اطلاعات (IT)
فنآوری اطلاعات، به هر گونه ابزار مبتنی بر رایانه گفته میشود که کارکنان سازمانها از آن به منظور کار یا اطلاعت، حمایت از اطلاعات و نیازهای پردازش اطلاعات سازمان استفاده میکنند. اطلاعات شامل صفحه کلیدها، موسها، صفحه نمایشها، چاپگرها, مودمها، نرمافزار لیست حقوق، نرمافزار پردازش واژهها و نرمافزار پردازش عملیات و... است.
موارد استفاده از فنآوری اطلاعات
سازمانها معمولاً از فنآوری اطلاعات در موارد زیر استفاده میکنند:
امور پردازش اطلاعات: این امور شامل موارد زیر است:
کسب اطلاعات از منابع موثق با استفاده از ابزارهای فنآوری اطلاعات مثل موس، صفحه کلید و بارکدخوان.
انتقال اطلاعات به وسیله مفیدترین ابزارها با استفاده از صفحه نمایش، چاپگر و مانیتور و.
تولید اطلاعات با استفاده از مغز رایانه (CPU) و RAM
ذخیره اطلاعات برای حفظ و استفاده در موقعیتهای آتی با استفاده از دیسک سخت، CD-ROM , DVD.
تبادل اطلاعات به معنی ارسال اطلاعات به سایر افراد یا سایر بخشها و واحدها با استفاده از مودم، ماهواره و سایر ابزارهای دیجیتالی.
امور حمایت از تصمیمگیری: استفاده از فنآوری اطلاعات برای پردازش اطلاعات، در واقع پردازش به هنگام تراکنش نامیده میشود که شامل جمعآوری اطلاعات ورودی، پردازش اطلاعات و به روز رسانی اطلاعات موجود برای انعکاس اطلاعات گردآوری و پردازش شده است. استفاده دیگر از فنآوری اطلاعات حمایت از تصمیمگیریها است.
حمایت از تسهیم اطلاعات از طریق تأکید بر ساختار غیرمتمرکز: ساختار غیرمتمرکز این امکان را به سازمان میدهد که اطلاعات در یک جا متمرکز نباشد، بلکه برای استفاده بهینه از آن براساس نیاز کاربران و استفادهکنندگان توزیع شود. به طوری که هر فردی در هر نقطهای از سازمان میتواند به آن دسترسی داشته باشد.
حمایت از ابداع و نوآوری: علاوه بر موارد سهگانه یاد شده، ابزارهای فنآوری اطلاعات امکان نوآوری را بیشتر میکنند. به لحاظ استفاده فزاینده سازمانها از فنآوری اطلاعات، رقابت برای ارائه بهتر خدمات نیز بین آنها گسترش یافته و در نهایت این رقابت منجر به خلق اندیشههای جدید برای کسب مزیت رقابتی شده است.
سیستمهای فنآوری اطلاعات
سیستم پردازش تراکنشها (TPS): هدف از استقرار این سیستم پردازش تراکنشهایی است که در سازمان رخ میدهد. با استفاده از این سیستم، تمام دادههای مربوط به سازمان وارد سیستم شده و به روز میشوند.
سیستم یکپارچه مشتری (CIS): این سیستم فنآوری مربوطه را در اختیار مشتریان قرار میدهد و به آنها اجازاه میدهد تراکنشهای خود را پردازش کنند. نمونه بارز این فنآوری، دستگاههای خودپرداز (ATM) هستند. این دستگاهها مشتری را قادر میسازد تا خدمات خود را در هر زمان و در هر کجا که بخواهد دریافت کند.
سیستم اطلاعات مدیریت (MIS): سیستم اطلاعات مدیریت، سیستمی است که امکان گزارشگیری دورهای، از قبل مشخص شده و اتفاقی را فراهم میکند. این گزارشها باید به گونهای تهیه شوند که به تصمیمگیری مدیریتی کمک کنند.
سیستم حمایت از کار گروهی (WSS): این سیستم به منظور بهبود عملکرد تیمها با استفاده از تسهیم و جریان اطلاعات ایجاد شده است.
سیستم حمایت از تصمیم (DSS) و هوش مصنوعی (AI): سیستم حمایت از تصمیم همان طوری که از نامش پیداست، مدیر را در تصمیمگیری مسائل ساختار نیافته کمک میکند. در حالی که هوش مصنوعی علم طراحی دستگاههایی است که در مورد مسائل ساختاریافته کاربرد دارد و به جای انسان تصمیم میگیرد.
سیستم اطلاعات مدیریت عالی (EIS): EISیک سیستم اطلاعات مدیریت ویژهای است که به مدیران عالی اختصاص دارد. این مدیران نیازمند اطلاعات ویژه در قالب خاصی هستند که به طور عمده از منابع خارجی و غیرکامپیوتری مثل مکالمات تلفنی، جلسات حرفهای و مکالمات شخصی به دست میآید.
سیستمهای بین سازمانی (IOS): سیستم بین سازمانی، سیستمی است که جریان اطلاعات بین سازمانها را به منظور حمایت از برنامهریزی، طراحی، توسعه، تولید و ارائه محصولات و خدمات، مکانیزه میکند.
فنآوری اطلاعات و ارتباطات (ICT)
زمانی که فنآوری اطلاعات وارد عرصه کسب و کار تجاری و خدمات عمومی میشود، وضعیت سازمانها به ناچار دگرگون میشود. ورود این دستگاهها و تجهیزات منجر به تغییر و تحولات اساسی در نحوه پردازش دادهها و تراکنشهای سازمانها میشود، به طوری که رایانهها توانستهاند اطلاعات را در سطح بسیار وسیع و در مدت زمان بسیار کم تولید و در خود ذخیره کنند، اما تولید اطلاعات با استفاده از رایانههای پیشرفته به تنهایی کافی نیست و استفاده صحیح از آن مستلزم وجود یک روش نوین انتقال و توزیع است. به همین منظور بحث « فنآوری ارتباطات» مطرح شد. فنآوری ارتباطات، در واقع به مجموعه دانش مربوط به دستگاههای مخابراتی اعم از مراکز تلفن سوئیچینگ، شبکهها، مودم، انواع دستگاههای مسیریابی و انتقال صدا، تصویر و داده گفته میشود. با ایجاد و گسترش این امکانات انتقال و توزیع اطلاعات نیز رویه مناسب خود را پیدا کرد.
امروزه یک موضوع بینالمللی است که تمام کشورها برای استفاده از مزایای آن و ماندن در عرصه رقابت جهانی و کسب مزیت نسبی برنامههای استراتژیکی را پیریزی میکنند و به سرعت در حال توسعه آن در سازمانها و کسب و کار تجاری خود هستند. ورود در هر سطحی که باشد به عنوان متغیر مستقل عمل خواهد کرد؛ به طوری که سایر مؤلفههای سازمان به ناچار از آن متأثر خواهند شد. یکی از مؤلفههای وابسته سازمان که در واقع شالوده و اساس هر سازمانی است «ساختار سازمان» است که الزاماً باید متناسب با تحولات فنآوری اطلاعات و ارتباطات باشد.
نقش ICTدر طراحی ساختار سازمان
تعیین اندازه سازمان و متناسب کردن (Rightsizing) آن با عوامل داخل و خارج سازمان، یکی از مباحث کلیدی در نظریه سازمان و طراحی ساختار است. از زمان به وجود آمدن مفهوم سازمان، نظریهها و الگوی مختلفی برای طراحی ساختار ارائه و به کار گرفته شدهاند. این الگوها با گذشت زمان و تغییر و تحولات در محیط رقابتی، علایق مشتریان و فنآوری تغییریافته و پیچیده شدهاند. یکی از الگوهای غالب برای طراحی ساختار مطلوب سازمان «الگوی اقتضایی» است. براساس این نگرش ساختارهای رسمی سازمان باید طوری طراحی شوند که حداقل با پنج عامل محیط، اندازه سازمان، فنآوری، اهداف و راهبرد سازمانی و قلمرو عملیات تطبیق داشته باشند.
اثربخشی سازمان به میزان پاسخگویی ساختار سازمانی به این عوامل بستگی دارد. مبنای طراحی ساختار سازمان تبعیت از فلسفه وجودی، اهداف و راهبردهای سازمان است. به طوری که گفته میشود «ساختار از راهبرد تبعیت میکند». بنابراین ساختاری که به طور دقیق متناسب با اهداف و راهبردهای سازمان بناشد، نه تنها اثربخشی نخواهد داشت، بلکه سازمانی است که تنها میتوان آن را «دیوانسالاری رفاه» نامید. دیوانسالاری که در آن کارکنان متخصص در یک ساختار بسته و بدون اهداف مشخص و مهم، زمان ارزشمند خود را که با هزینههای گزاف به ثمر رسیده است تلف میکنند، از طرف دیگر نوع ساختار باید متناسب با اندازه سازمان و قلمرو عملیات آن باشد. یعنی هر چه وظایف بیشتری برای سازمان تعریف و قلمرو آن وسیعتر شود، نوع ساختار باید متناسب با آن تغییر یابد. اما مهمترین و اثرگذارترین عامل بر ساختار سازمان، فنآوری و به ویژه فنآوری اطلاعات و ارتباطات است.
قبل از ورود به بحث اثرات این فنآوری بر ساختار سازمان دو مفهوم مرتبط با ساختار با عنوان «تفکیک» (Differentiation) و «تلفیق» (Integration) مورد بررسی قرار میگیرند.
مفاهیم «تفکیک» و «تلفیق» را دو پژوهشگر برجسته مدیریت به نام «لارنس» و «لورش» در مطالعات اقتضایی درباره طراحی ساختار مطرح کردند. «تفکیک» مربوط به طراحی بخش یا واحدی کوچکتر از سازمان میشود که منعکسکننده مشخصات محیطی آنهاست. هر بخش از سازمان به یک قسمت مخصوص در محیط آن مربوط میشود. هر قدر اندازه سازمان بزرگتر باشد و همچنین تنوع وظایف و مشاغل آن بالا باشد، درجه تفکیک بیشتر خواهد شد. علاوه بر این هر قدر میزان ارتباط سازمان با سازمانهای داخل و خارج کشور بیشتر باشد تفکیک سازمان گسترش خواهد یافت. به عنوان مثال سازمانی که حوزه فعالیت خود را به خارج از مرزها توسعه داده است، به ناچار باید یک واحد امور بینالملل را ایجاد کند. یکی از رهآوردهای تفکیک دقیق واحدهای سازمانی این است که ایجاد هماهنگی بین آنها بسیار مشکل میشود. زمانی که نگرش، هدف و جهتگیری کارکنان دو واحد یا دو دایره از سازمان متفاوت باشد، برای هماهنگ کردن آنها باید وقت و منابع بیشتری مصرف کرد. هماهنگی دو دایره از سازمان را تلفیق یا انسجام میگویند. معمولاً باید تعدادی کارشناس، دوایر را هماهنگ کنند. هنگامی که محیط بسیار نامطمئن باشد برای ایجاد هماهنگی بین سازمانها باید به طور مرتب اطلاعات لازم را کسب و پردازش کرد. بنابراین سازمان باید از خدمات تعدادی هماهنگکننده استفاده کند یا آنها را در ساختار خود بگنجاند.
تحقیقی که «لارنس» و «لورش» در این زمینه انجام دادند به این نتیجه رسیدند که اگر در یک محیط نامطمئن میزان تفکیک دوایر از یکدیگر و اقداماتی که برای انسجام و هماهنگی صورت میگیرند، متناسب باشند، عملکرد سازمان بهبود خواهد یافت. در یک محیط نامطمئن اگر تفکیک دوایر و اقداماتی که برای هماهنگ کردن آنها صورت میگیرد، در سطح بالایی باشند، عملکرد سازمان بسیار عالی خواهد بود، در حالی که در یک محیط نسبتاً مطمئن عملکرد سازمان در صورتی بهتر خواهد بود که دوایر چندان از یکدیگر تفکیک نشده باشند و در نتیجه برای هماهنگ کردن آنها نباید اقدامات زیادی صورت بگیرد. حال که شناخت مناسبی از دو مفهوم فوق که اساس طراحی ساختار است حاصل شد به اثرات شدیدی که فنآوری پیشرفته اطلاعاتی بر ساختار سازمان دارد، پرداخته میشود.
کاهش ارتفاع هرم سازمان: کاربرد فنآوری پیشرفته اطلاعاتی باعث شده است که بسیاری از سازمانها از سطوح متعدد مدیریت بکاهند. از آنجایی که با ورود فنآوری پیشرفته اطلاعاتی و ارتباطی جریان اطلاعات با سرعت بالا و به طور مستقیم از پایینترین رده سازمانی به بالاترین رده سازمان صورت میگیرد، منطق حکم میکند که سازمان به منظور ارتقای کارایی و اثربخشی، سطوح مدیریتی زاید را حذف کند. اگر پیشرفتهترین فنآوری اطلاعات و ارتباطات نیز وارد سازمان شود ولی سطوح مدیریت و وظایف آنها متناسب با آن اصلاح نشود، تغییرات و بهبود اساسی در سازمان رخ نخواهد داد. متأسفانه در طراحی ساختار سازمانهای دولتی کمتر به این امر مهم توجه شده است و سطوح مدیریت متناسب با توسعه کاهش نیافته است.
تمرکز یا عدم تمرکز بیشتر: با توجه به دیدگاه مدیریت سازمان کاربرد فنآوری پیشرفته اطلاعاتی میتواند موجب تمرکز یا عدم تمرکز مدیریت در سازمان شود. مدیرانی که میخواهند نظام تصمیمگیری خود را متمرکز کنند، میتوانند از این فنآوری استفاده کنند تا اطلاعات بیشتری جمعآوری کرده و تصمیمات بیشتری بگیرند، که این امر اغلب مسئولیت بیشتری در پی خواهد داشت. از سوی دیگر، مدیرانی که بخواهند نظام مدیریت خود را غیرمتمرکز کنند میتوانند با به کارگیری این فنآوری، اطلاعات بیشتری را به کارکنان و اعضای سازمان بدهند و بر میزان مشارکت آنان در تصمیمگیریها و استقلال و خودمختاری آنان بیفزایند. در هر حال استفاده صحیح و اقتضایی از ICTمنجر به بهبود تصمیمگیری خواهد شد.
بهبود هماهنگی: یکی از بزرگترین دستاوردهای ICTاین است که مدیران میتوانند با یکدیگر ارتباط بیشتری برقرار کنند، حتی زمانی که واحدهای سازمان در نقاط مختلف دنیا پراکنده باشند. سه روش حاصل از کاربرد این فنآوری (یعنی سیستم پیامدهنده الکرونیکی، سیستم اطلاعات مدیران اجرایی و تشکیل میزگرد از راه دور) مدیران را قادر ساخته است تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و از فعالیتها و نتایج کار یکدیگر آگاه شوند. سیستم رایانهای مسیرهای ارتباطی جدیدی به وجود میآورد که مدیران میتوانند از آن استفاده کنند، به صورت یک گروه درآیند و دارای رفتار گروهی شوند. از این فنآوری زمانی استفاده بهینه میشود که مدیران اطلاعات به روز و صحیح را از عوامل محیطی دریافت و در زمان مناسب تصمیم مقتضی اتخاذ کنند.
شرح دقیق از وظایف: کاهش وظایف اداری ناشی از کاربرد این فنآوری موجب میشود که سیاستها به صورتی دقیقتر و شرح وظایف به گونهای مفصلتر بیان شوند. سازمانهایی که از فنآوری پیشرفته اطلاعاتی استفاده میکنند شباهت زیادی به سازمانهای خدماتی پیدا میکنند. پُستهای مدیریتی و اداری که پس از به کارگیری این فنآوری باقی میمانند، باید به صورتی آگاهانهتر عمل کنند و به کارهای سنگینتر دست یازند و آماده حل مشکلات گوناگون شوند. در صورتی که ICTوارد سازمان شود ولی تغییرات بنیادین در اهداف، راهبردها، طراحی مشاغل و شرح مشاغل صورت نگیرد، مانند این است که هیچ اتفاقی در سازمان نیفتاده است.
افزایش کارکنان متخصص: کاربرد سیستم اطلاعاتی پیچیده به معنای آن است که مدیران و کارکنان باید بسیار آموزش دیده و حرفهای باشند تا بتوانند با این سیستم کار کنند و آن را حفظ نمایند. در بیشتر موارد سازمانها باید پس از به کارگیری این فنآوری، کارکنان بدون مهارت خود را جایگزین افراد ماهر و متخصص کنند. این الزام در مورد مدیران نیز نه تنها صادق است بلکه لزوم آن بسیار بیشتر احساس میشود. بدیهیترین دلیل آن، این است که وظیفه اصلی مدیران تصمیمگیری است و تصمیمگیری صحیح بدون تسلط بر فنآوری روز امکانپذیر نیست و تصمیمگیری نادرست آنها ضربات جبرانناپذیری بر سازمان وارد خواهد کرد.
نتیجهگیری
ورود هر نوع فنآوری جدید و پیشرفته گرچه منجر به تغییراتی در سطح سازمان میشود، اما فنآوری اطلاعات نیز همانند هر چیز جدید نیاز به ایجاد بستر مناسب دارد و الزامات خاص خود را میطلبد که بدون آن نباید انتظار داشت صرفاً با ورود ICTامور سازمان بهبود یابد. از آنجایی که ورود به عرصه فنآوری اطلاعات و ارتباطات تصمیمی راهبردی است و به دنبال خود تصمیمهای متعددی را به همراه دارد، بنابراین، الزامات زیر پیش شرط توفیق سازمانها در استفاده از ICTهستند:
با ورود ICT، اهداف و راهبردهای سازمان باید تغییر کند. چون با ورود ICTارتباطات سازمانی و گسترش مییابد و سازمانها برای ماندن در عرصه کسب و کار و رقابت تلاش میکنند. بنابراین اهداف و راهبردهای سازمان باید با محیط رقابتی و مقتضیات درون سازمانی منطبق باشد.
با ورودICT ، ساختار سازمان باید تغییر کند. چون ساختار سازمان تابع عوامل پنجگانه، به خصوص محیط و راهبرد است، بنابراین با تغییر راهبردی ساختار نیز باید اصلاح شود. اولین تأثیر ICTبر ساختار، کاهش سطوح مدیریت است که در قدم اول باید این موضوع مهم انجام شود وگرنه خاصیت اثرگذاری فنآوری اطلاعات و ارتباطات خنثی میشود و یا حداقل کاهش مییابد.
با طراحی ساختار جدید برای سازمان، تعریف وظایف جدید و طراحی مجدد مشاغل ضرورت پیدا میکند. طراحی شرح وظایف و مشاغل از جمله ضروریترین و کاربردیترین چیزهایی است که در این مرحله باید انجام شود.
برای ارتقای دانش و مهارت مدیران و کارکنان باید برنامهریزی آموزشی مناسبی صورت گیرد. با ورود فنآوری جدید، سازمان نیازمند مدیران و کارکنان توانمند (Empowered) خواهد بود و مهارتها و دانش قبلی آنها مؤثر نخواهد بود. بنابراین برنامهریزان آموزشی باید با همکاری کسانی که سازماندهی مجدد کرده و مشاغل جدید طراحی میکنند، آموزشهای هدفمند و مناسبی را ارائه دهند.
منابع و مأخذ:
دفت، ریچاردال «مبانی تئوری و طراحی سازمان»، ترجمه دکتر پارسائیان و محمد اعرابی، انتشارات دفتر پژوهشهای فرهنگی ـ 1378.
رضائیان، علی. «مبانی سازمان و مدیریت» انتشارات سمت ـ 1380.
زارعیان، داوود. «مطالعه تطبیقی برنامههای نهادهای بینالمللی درباره کاربرد در توسعه ملی کشورها» مجله ارتباطات، شماره 75 ـ سال 1381.
رابینز، استیفن. «تئوری سازمان» ترجمه داکتر الوانی و حسن داناییفرد. انتشارات صفار ـ 1379.
Stephen Haag , Maeve Cummings,Donald J .McCubbrey Management information systems for information age McGraw Hill, 2002.
Martin Merle P "Analysis and design of business information system "Englewood Cliffs , N.J. prentice Hall, 1995.